أخصائي الشحن والخدمات اللوجستية - Shipping & Logistics Specialist

Overview

• القسم: سلاسل الإمداد والخدمات اللوجستية
• الارتباط الوظيفي: يُرفع التقارير إلى (مدير اللوجستيات / مدير سلاسل الإمداد)
• الهدف العام من الوظيفة: إدارة وتنسيق كافة عمليات الشحن (البحري، الجوي، والبري المحلي والدولي)، وضمان الالتزام بالمعايير الجمركية والقانونية (مثل منصة سابر)، ومتابعة حركة البضائع من الموردين وحتى وصولها للمستودعات والفروع بكفاءة وفي الوقت المحدد، مع إدارة المطابقات المالية والتقارير بدقة.
• المهام والمسؤوليات الرئيسية
• أولاً: إدارة الشحنات البحرية والجوية والاستيراد
• تدقيق مستندات الشراء: استلام الفواتير التجارية وبيانات التعبئة (Packing Lists) من الموردين، ومطابقتها مع أوامر الشراء من حيث (الكميات، الأسعار، مواعيد الشحن، المواصفات والتركيبات Compositions، وكمية اللفات)، وإبلاغ فريق المشتريات بأي اختلافات، مع إدارة حالات الشحن الجزئي.
• إدارة النظام الداخلي (ERP): رفع الفواتير وتأكيدها على النظام بعد الحصول على موافقة فريق المشتريات، وتحديث حالات الشحنات أولاً بأول.
• متابعة وثائق الشحن: التواصل المستمر مع الموردين الدوليين لاستلام ومراجعة وثائق الشحن (بوالص الشحن، شهادات المنشأ، شهادات التأمين، وغيرها) لضمان صحتها واكتمالها قبل وصول الشحنة.
• الامتثال الجمركي (منصة سابر): إصدار وتجهيز شهادات "سابر" وعرض تفاصيلها على الإدارة العامة للتعميد، ومتابعة تحديث وتجديد تقارير المختبرات (الصالحة لـ 3 سنوات) وشهادات المنتجات (الصالحة لسنة واحدة).
• ثانياً: التخليص الجمركي والاستلام في المستودعات
• التنسيق مع المخلصين: إرسال وثائق الشحن للمخلصين الجمركيين، ومتابعة حركة الشحنات حتى وصولها للميناء، والعمل على تسريع إجراءات الإفراج الجمركي.
• إعداد تقارير الإفراج والبيان الجمركي: استلام البيانات الجمركية وتجهيز تقارير مفصلة للإدارة العامة (خاصة للأصناف الجديدة توضح وضع الشحنة في جميع الوجهات) وإعداد أوراق تعميد استحقاق الدفع وتسليم المستندات المعتمدة للمالية.
• التنسيق اللوجستي مع المستودعات: جدولة استلام الشحنات مع المستودعات فور الإفراج عنها، ومتابعة استلام (ورقة تأكيد الاستلام)، ورفع البيان وإرساله للمستودع، ومتابعة المستودع بشأن إضافة الوصلات وترتيب اللفات.
• ثالثاً: المطابقات المالية وإغلاق الشحنات
• معالجة الفروقات والخصومات: استلام بيان المطابقة من المستودع، وإعداد كشوفات الخصومات على الموردين (في حال وجود نواقص أو عيوب)، وتجهيز ورقة تعميد استحقاق الفاتورة مدعومة بكافة تفاصيل الشحنة والكميات الفعلية المدخلة لاعتمادها من الإدارة العامة وتحويلها للمالية.
• احتساب التكاليف والإغلاق: إغلاق الشحنات على النظام الإلكتروني بعد احتساب وإضافة كافة التكاليف الفعلية المصاحبة للشحن (Landed Cost) وإرسالها للمالية.
• المراجعة الدورية: إجراء مراجعة شهرية مع قسم المالية للتأكد من صحة مستحقات الموردين ووجود اعتمادات الإدارة العامة لكل وثيقة.
• رابعاً: النقل البري (المحلي والدولي بين الفروع)
• إدارة حركة الفروع الدولية: إعداد الفواتير التجارية وبيانات التعبئة للبضائع الصادرة والواردة بين فروع المجموعة الدولية، وتعديل البيانات بما يتوافق مع سياسات الدول وقوانينها (الأسعار، المنشأ، الموردين) لحماية مصلحة الشركة.
• دعم السائقين والنقل الدولي: تزويد المستودع والسائقين بالفواتير والوثائق الداعمة (شهادات المنشأ، سابر... إلخ) ومتابعة السائقين والمخلصين لضمان وصول البضائع للفروع الدولية دون تأخير.
• إدارة النقل المحلي: الإشراف على عمليات النقل البري المحلي داخل المملكة العربية السعودية عبر الشركات المتعاقدة (مثل: أرامكس، جار الله البريدي)، ومتابعة دقة مواعيد التسليم والاستلام.
• خامساً: العلاقات مع شركات الشحن والخدمات الطارئة
• استدراج عروض الأسعار: التنسيق مع شركات الشحن لاستقطاب أفضل عروض أسعار الشحن (الجوي والبحري)، وتجميع الشحنات البحرية لتقليل التكلفة، ورفع العروض للإدارة العامة والطلب من المشتريات/المخزون لاعتمادها.
• الشحنات السريعة والطرود (Express): إدارة وترتيب الشحنات السريعة المستعجلة عبر شركات النقل الدولي (مثل: DHL) بناءً على طلب الإدارات، واستلام الطرود الواردة للإدارة العامة وسداد مستحقاتها وعرضها عليهم.
• مراجعة وتدقيق فواتير الخدمات: مراجعة وتدقيق جميع الفواتير المستحقة لمقدمي الخدمات اللوجستية (شركات شحن، مخلصين، شركات نقل بري) وإعداد تقرير شهري بالتزامات الشركة المالية تجاههم وتسليمه للمالية بعد الاعتماد الإداري.
• المؤهلات والمهارات المطلوبة
• المؤهلات التعليمية والخبرة:
• شهادة بكالوريوس في إدارة الأعمال، سلاسل الإمداد (Supply Chain)، اللوجستيات، التجارة الدولية، أو أي مجال ذي صلة.
• خبرة عملية لا تقل عن 2-5 سنوات في مجال الشحن، التخليص الجمركي، والعمليات اللوجستية (يفضل داخل المملكة العربية السعودية).
• المهارات الفنية والمهنية:
• معرفة تامة بالأنظمة الجمركية السعودية، والإجراءات الخاصة بـ منصة سابر (SABER) وهيئة الغذاء والدواء أو المواصفات والمقاييس (حسب طبيعة المنتج).
• إجادة العمل على أنظمة إدارة موارد المؤسسات (ERP Systems) مثل SAP, Oracle, أو Odoo.
• مهارات قوية في استخدام برامج ميكروسوفت أوفيس، وخاصة Excel لإعداد التقارير والمطابقات.
• فهم جيد للدورة المستندية المالية وعلاقتها بالخدمات اللوجستية (التكلفة الإجمالية للبضاعة، الاعتمادات المالية).
• لغة إنجليزية ممتازة (تحدثاً وكتابة) للتواصل مع الموردين وشركات الشحن الدولية.
• المهارات الشخصية:
• مهارات تواصل وتفاوض عالية (مع الموردين، شركات الشحن، والمخلصين).
• قدرة عالية على التنظيم والترتيب ومتابعة الشحنات المتعددة في وقت واحد (Multi-tasking).
• الدقة البالغة والأمانة في مراجعة الأرقام والبيانات التجارية والمالية.