Senior officer – Follow-up & Coordination
Job Fit Check
Base Career helps you apply smarter for this job.
Key skills for this role
About the Role
اهداف الوظيفة تنسيق ومتابعة تنفيذ خطط العمل المقدمة للقطاعات والوحدات التنظيمية في الهيئة ؛ وتنظيم الاجتماعات والمراسلات من وإلى الشركاء الاستراتيجيين والجهات الخارجية وإعداد التقارير اللازمة وتقديم الدعم اللوجستي والإداري لمكتب المدير العام والعمل على مساعدة متخذي القرار.
Key Skills for This Role
Full Job Posting
Overview
اهداف الوظيفة
تنسيق ومتابعة تنفيذ خطط العمل المقدمة للقطاعات والوحدات التنظيمية في الهيئة ؛ وتنظيم الاجتماعات والمراسلات من وإلى الشركاء الاستراتيجيين والجهات الخارجية وإعداد التقارير اللازمة وتقديم الدعم اللوجستي والإداري لمكتب المدير العام والعمل على مساعدة متخذي القرار.
الواجبات والمسؤوليات التشغيلية
1. متابعة تنفيذ الخطط التشغيلية والمشاريع والمبادرات المؤسسية للوحدات التنظيمية وإجراء التحديثات اللازمة في السجلات والملفات المعتمدة لمكتب المدير العام، وتسجيل المستجدات والإنجازات والتأكد من الانتهاء في الوقت المحدد وإعداد التقارير.
2. متابعة تنفيذ الخطة التشغيلية لمكتب المدير العام وضمان توازنها مع اهداف هيئة تنمية المجتمع وإعداد تقارير نسب الانجاز بالمكتب ورفعها للمراجعة والاعتماد.
3. إعداد ومتابعة تقارير تنفيذ الخطط والتوصيات والتعليمات وتنظيم وفهرسة التقارير الداخلية الواردة من الإدارات والأقسام الأخرى من خلال الأنظمة الالكترونية المعتمدة لحكومة دي وعرضها على المدير العام وفقاً للأولويات ومتطلبات العمل .
4. استلام التقارير والدراسات المطلوبة التي تعدها الجهات المعنية من خارج الهيئة وضمان خصوصيتها ومراجعتها وعرضها على المدير العام وفقاً للمتطلبات والاجراءات.
5. توفير المستندات والتقارير اللازمة لعمليات التدقيق الداخلي الخاصة بالهيئة وفقاً للمتطلبات وتوثيق النتائج ورفع التقارير للمعنيين بشأنها .
6. متابعة إصدار القرارات الإدارية الخاصة بموظفي الهيئة الصادرة من مكتب المدير العام والمراجعة مع الشؤون القانونية أو الإدارات المعنية واصدار القرارات وتعميمها على الموظفين.
7. استقبال ومتابعة الشكاوى والتظلمات الواردة لمكتب المدير العام من قبل الموظفين والمتعاملين وتحويلها للقطاعات والإدارات الداخلية واللجان المعنية للتأكد من الخدمات المقدمة وغلق الملاحظات وفقاً للإجراءات.
8. التنسيق والمشاركة في حضور الاجتماعات الداخلية والخارجية مع المدير العام وإعداد المحاضر وتوثيقها ومتابعة تنفيذ مخرجات الاجتماعات ورفع تقارير بالتوصيات.
9. إعداد العروض التقديمية اللازمة للمتابعات والتقارير والبيانات وفقاً لمتطلبات العمل للعرض على الجهات الخارجية أو داخل الهيئة .
10. الإعداد لجداول أعمال اللجان الداخلية والخارجية التي يشارك فيها المدير العام وما يتعلق بها من معلومات ومتابعة تنفيذ القرارات والتوصيات الصادرة عنها.
11. تسجيل مواعيد وفعاليات وزيارات المدير العام وإجراء کافة التحضیرات اللوجستیة ذات العلاقة وتجهیز الوثائق والتقارير المطلوبة.
12. استقبال كبار الزوار والوفود الرسمية والمتعاملين وإعداد الترتيبات والخدمات اللوجستية اللازمة حسب التوجيهات.
13. رفع ومتابعة طلبات الشراء المتعلقة بمشاريع ومبادرات مكتب المدير العام من خلال نظام إدارة الموارد الحكومية بالتعاون مع إدارة العقود والمشتریات.
14. إعداد الخطابات الرسمية والمذكرات والرسائل والتقارير ومحاضر الإجتماعات الصادرة من مكتب المدير العام وتسجيل وتوزيع ومتابعة المراسلات الواردة من الجهات الداخلية والخارجية الحكومية والخاصة والعمل على حفظ وإدارة المستندات والوثائق والسجلات والملفات بما يضمن حسن سير العمل.
15. مساندة ودعم موظفي مكتب المدير العام ومتابعة إعداد تقييمات الأداء والخطط التدريبية وخطط الاجازات السنوية الخاصة بموظفي المكتب ومدراء الوحدات التنظيمية التابعة له حسب الإجراءات المعتمدة ورفعها للمراجعة والاعتماد.
16. الإلتزام بسياسات وإجراءات أمن المعلومات المعتمدة بالهيئة والعمل على الامتثال بالضوابط لضمان سرية المعلومات.
17. أيه مهام وإختصاصات أخرى في نطاق مسئوليات الوظيفة
Qualifications
المتطلبات التعليمية
1. بكالوريوس إدارة أعمال أو ما يعادلها.
2. شهادات متقدمة فى إستخدام تطبيقات وبرامج الحاسب الألي
3. إجادة اللغتين العربية والإنجليزية ( محادثة وكتابه )
متطلبات الخبرة
خبرة 0 - 2 سنوات في مجال إدارة المكاتب.
Apply for this job in 1 click
Skip the repetitive application forms
Install the Base Career Chrome Extension and autofill job applications across major job boards with your profile.
Trusted by over 500,000 job seekers on Base Career
More from this employer
More jobs at Community Development Authority
Community Strategy - Section Head
Dubai, UAE
The Community Development Authority in Dubai seeks a Section Head for Community Strategy to oversee the preparation and implementation of social sector and community strategies. The role requires 10+ years of experience,
Senior Citizens Services Supervisor
Dubai, UAE
Community Development Authority in Dubai seeks a Senior Citizens Services Supervisor to monitor services for elderly citizens, ensure they receive essential care, and integrate them into social and recreational programs.
Chief Social Worker
Dubai, UAE
The Community Development Authority seeks a Chief Social Worker to lead social studies and empowerment plans for children and residents of the Family Village. The role requires preparing reports, coordinating with extern
Senior Project Manager
Dubai, UAE
The Community Development Authority in Dubai is seeking a Senior Project Manager to oversee strategic and priority projects. The role requires a Bachelor's degree in Business Administration or equivalent, 7+ years of pro
Office Manager
Dubai, UAE
Community Development Authority is looking for an Office Manager to support the Executive Director's office in Dubai. Responsibilities include managing communication, organizing visits, preparing correspondence, and coor
Section Head - Social Data Management & Statistics
Dubai, UAE
The Community Development Authority seeks a Section Head to oversee social data management and statistical analysis within the Social Observatory. The role involves building databases, ensuring data quality and governanc
Social Supervisor
Dubai, UAE
The Community Development Authority is seeking a Social Supervisor to oversee the care and behavior of residents at a family village, ensuring their social, educational, and health needs are met in a safe environment. Th
Senior Administrator- People of Determination Rehabilitation Centers (Hatta)
Dubai, UAE
استقبال طلبات خدمات المتعاملين من أصحاب الهمم وذويهم؛ وتحديد أهليتهم للانتفاع من الخدمات وضمان الاستجابة لجميع استفساراتهم ومتابعة غلق ملاحظاتهم وتقديم الدعم الاداري واللوجستي للمتعاملين والموظفين وفقاً للاجراءات المعتمد
Community Strategy - Section Head
Dubai, UAE
Senior Citizens Services Supervisor
Dubai, UAE
Chief Social Worker
Dubai, UAE
Senior Project Manager
Dubai, UAE
Office Manager
Dubai, UAE
Section Head - Social Data Management & Statistics
Dubai, UAE
Social Supervisor
Dubai, UAE
Senior Administrator- People of Determination Rehabilitation Centers (Hatta)
Dubai, UAE