Senior officer – Follow-up & Coordination
Job Fit Check
Base Career helps you apply smarter for this job.
Key skills for this role
About the Role
اهداف الوظيفة تنسيق ومتابعة تنفيذ خطط العمل المقدمة للقطاعات والوحدات التنظيمية في الهيئة ؛ وتنظيم الاجتماعات والمراسلات من وإلى الشركاء الاستراتيجيين والجهات الخارجية وإعداد التقارير اللازمة وتقديم الدعم اللوجستي والإداري لمكتب المدير العام والعمل على مساعدة متخذي القرار.
Key Skills for This Role
Full Job Posting
Job Description
- اهداف الوظيفة
- تنسيق ومتابعة تنفيذ خطط العمل المقدمة للقطاعات والوحدات التنظيمية في الهيئة ؛ وتنظيم الاجتماعات والمراسلات من وإلى الشركاء الاستراتيجيين والجهات الخارجية وإعداد التقارير اللازمة وتقديم الدعم اللوجستي والإداري لمكتب المدير العام والعمل على مساعدة متخذي القرار .
- الواجبات والمسؤوليات التشغيلية
- متابعة تنفيذ الخطط التشغيلية والمشاريع والمبادرات المؤسسية للوحدات التنظيمية وإجراء التحديثات اللازمة في السجلات والملفات المعتمدة لمكتب المدير العام، وتسجيل المستجدات والإنجازات والتأكد من الانتهاء في الوقت المحدد وإعداد التقارير .
- متابعة تنفيذ الخطة التشغيلية لمكتب المدير العام وضمان توازنها مع اهداف هيئة تنمية المجتمع وإعداد تقارير نسب الانجاز بالمكتب ورفعها للمراجعة والاعتماد .
- إعداد ومتابعة تقارير تنفيذ الخطط والتوصيات والتعليمات وتنظيم وفهرسة التقارير الداخلية الواردة من الإدارات والأقسام الأخرى من خلال الأنظمة الالكترونية المعتمدة لحكومة دي وعرضها على المدير العام وفقاً للأولويات ومتطلبات العمل .
- استلام التقارير والدراسات المطلوبة التي تعدها الجهات المعنية من خارج الهيئة وضمان خصوصيتها ومراجعتها وعرضها على المدير العام وفقاً للمتطلبات والاجراءات .
- توفير المستندات والتقارير اللازمة لعمليات التدقيق الداخلي الخاصة بالهيئة وفقاً للمتطلبات وتوثيق النتائج ورفع التقارير للمعنيين بشأنها .
- متابعة إصدار القرارات الإدارية الخاصة بموظفي الهيئة الصادرة من مكتب المدير العام والمراجعة مع الشؤون القانونية أو الإدارات المعنية واصدار القرارات وتعميمها على الموظفين .
- استقبال ومتابعة الشكاوى والتظلمات الواردة لمكتب المدير العام من قبل الموظفين والمتعاملين وتحويلها للقطاعات والإدارات الداخلية واللجان المعنية للتأكد من الخدمات المقدمة وغلق الملاحظات وفقاً للإجراءات .
- التنسيق والمشاركة في حضور الاجتماعات الداخلية والخارجية مع المدير العام وإعداد المحاضر وتوثيقها ومتابعة تنفيذ مخرجات الاجتماعات ورفع تقارير بالتوصيات .
- إعداد العروض التقديمية اللازمة للمتابعات والتقارير والبيانات وفقاً لمتطلبات العمل للعرض على الجهات الخارجية أو داخل الهيئة .
- الإعداد لجداول أعمال اللجان الداخلية والخارجية التي يشارك فيها المدير العام وما يتعلق بها من معلومات ومتابعة تنفيذ القرارات والتوصيات الصادرة عنها .
- تسجيل مواعيد وفعاليات وزيارات المدير العام وإجراء کافة التحضیرات اللوجستیة ذات العلاقة وتجهیز الوثائق والتقارير المطلوبة .
- استقبال كبار الزوار والوفود الرسمية والمتعاملين وإعداد الترتيبات والخدمات اللوجستية اللازمة حسب التوجيهات .
- رفع ومتابعة طلبات الشراء المتعلقة بمشاريع ومبادرات مكتب المدير العام من خلال نظام إدارة الموارد الحكومية بالتعاون مع إدارة العقود والمشتریات .
- إعداد الخطابات الرسمية والمذكرات والرسائل والتقارير ومحاضر الإجتماعات الصادرة من مكتب المدير العام وتسجيل وتوزيع ومتابعة المراسلات الواردة من الجهات الداخلية والخارجية الحكومية والخاصة والعمل على حفظ وإدارة المستندات والوثائق والسجلات والملفات بما يضمن حسن سير العمل .
- مساندة ودعم موظفي مكتب المدير العام ومتابعة إعداد تقييمات الأداء والخطط التدريبية وخطط الاجازات السنوية الخاصة بموظفي المكتب ومدراء الوحدات التنظيمية التابعة له حسب الإجراءات المعتمدة ورفعها للمراجعة والاعتماد .
- الإلتزام بسياسات وإجراءات أمن المعلومات المعتمدة بالهيئة والعمل على الامتثال بالضوابط لضمان سرية المعلومات .
- أيه مهام وإختصاصات أخرى في نطاق مسئوليات الوظيفة
Qualifications
- المتطلبات التعليمية
- بكالوريوس إدارة أعمال أو ما يعادلها .
- شهادات متقدمة فى إستخدام تطبيقات وبرامج الحاسب الألي
- إجادة اللغتين العربية والإنجليزية ( محادثة وكتابه )
- متطلبات الخبرة
- خبرة 0 - 2 سنوات في مجال إدارة المكاتب .
Schedule-Time
Full time
Apply for this job in 1 click
Skip the repetitive application forms
Install the Base Career Chrome Extension and autofill job applications across major job boards with your profile.
Trusted by over 500,000 job seekers on Base Career
More from this employer
More jobs at Dubai Careers - A Smart Dubai Initiative
Senior Operator - Enterprise Command & Control Center Operations
Dubai, UAE
Dubai Careers is hiring a Senior Operator for the Enterprise Command & Control Center at RTA. The role ensures smooth and safe operation of Dubai's road and transportation network by managing EC3 systems. Candidates need
Reception officer
Dubai, UAE
Dubai Corporation For Ambulance Services is hiring a Reception Officer to welcome visitors, answer calls, and manage mail. The role requires fluency in Arabic and English, and is open to UAE nationals aged 18-30 with a s
Chief Officer- Development & Corporate Transformation
Dubai, UAE
Dubai Careers seeks a Chief Officer for Development & Corporate Transformation at the Roads and Transport Authority. The role involves coordinating contracts, managing communication, following up on ideas, and providing
Project Manager- Investment Strategy and Policies
Dubai, UAE
Dubai's Roads and Transport Authority seeks a Project Manager to manage investment and trade transformation projects, ensuring alignment with RTA's investment strategy and policies. The role involves strategy preparation
Cyber Security Specialist
Dubai, UAE
Dubai Corporation For Ambulance Services seeks a Cyber Security Specialist to develop and enhance corporate cybersecurity strategy, policies, and risk management. The role requires a Master's degree with 6+ years or Bach
Organisational Analyst
Dubai, UAE
Dubai Air Navigation Services seeks an Organisational Analyst to collect, validate, and analyze operational and business data, including wake vortex analysis and air carrier billing. The role requires a degree in Enginee
Medical insurance specialist
Dubai, UAE
Dubai Corporation For Ambulance Services seeks a Medical Insurance Specialist to develop insurance claims policies, analyze revenue trends, and reconcile rejected claims. Requires a Master's with 3 years or Bachelor's wi
Specialist - Props
Dubai, UAE
Dubai Media Incorporated seeks a detail-oriented Specialist – Props to manage, prepare, and maintain props for television and theatrical productions. The role involves inventory management, coordination with teams, and e
Senior Operator - Enterprise Command & Control Center Operations
Dubai, UAE
Reception officer
Dubai, UAE
Chief Officer- Development & Corporate Transformation
Dubai, UAE
Project Manager- Investment Strategy and Policies
Dubai, UAE
Cyber Security Specialist
Dubai, UAE
Organisational Analyst
Dubai, UAE
Medical insurance specialist
Dubai, UAE
Specialist - Props
Dubai, UAE