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Asistente de Programas Baja Verapaz

Plan International Cambodia
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Propósito

  • Coordinar los procesos y trámites administrativos de la Unidad de Programa o del departamento de programas en CO, dentro de las normas y procedimientos corporativos y de derecho para asegurar el cumplimiento del presupuesto, estrategia e indicadores a través de los proyectos, así como las normas y p

Funciones

  • Apoyo al departamento de programas para el desarrollo de acciones administrativas, de proyectos, plan de compras, de comunicación con los diferentes departamentos de soporte y comunicación externa.
  • Apoyo en la comunicación entre Facilitadores/promotores de desarrollo comunitario y los diferentes departamentos de soporte incluyendo patrocinio.
  • Consolida, distribuye, recepciona y envía documentación física y digital entre el equipo de programas/Up/CO y los demás departamentos.
  • Apoya en la comunicación con ministerios, secretarias, municipalidades, mesas técnicas, redes técnicas y otras entidades.
  • Apoya con la recepción, resguardo de bienes y equipos requeridos por el equipo de programas/UP.
  • Apoyo con controles internos definidos por el departamento de programas.
  • Recepción de visitantes, recepción de comunicación física externa y distribución al equipo/oficina.
  • Apoyo con Archivos físicos, digitales y minutas de reuniones.
  • Apoyo en el desarrollo de eventos de coordinación interinstitucional.

Responsabilidades Generales

  • Ingreso de Solicitudes de pedido en SAP, Apoya y da seguimiento a liberaciones de solicitudes de pedido y órdenes de compra.
  • Completa formato de requerimientos de pago, de liquidaciones propias de Programas.
  • Velar por el cumplimiento de las políticas corporativas de Plan.
  • Apoyo con los controles, recepción y envío de información referente a flota, P&C y patrocinio.
  • Apoyo en seguimiento de acuerdos con los equipos de implementación programática de la CO.
  • Asegurar la existencia de suministros para que el personal cuente con los recursos que necesita.
  • Administrar los fondos de caja chica.
  • Atender vía telefónica y personalmente a los visitantes.

Conocimientos y Habilidades Requeridas

  • Experiencia mínima de dos años en posiciones similares.
  • Conocimientos de trabajo de ONG's.
  • Manejo de paquetes de office.
  • Conocimiento de SAP o habilidad de aprendizaje rápido para manejo de sistema SAP.
  • Estudios Universitarios en Administración de Empresas o carrera afín.
  • Excelentes relaciones interpersonales y espíritu de servicio.
  • Capacidad de trabajo bajo presión.
  • Capacidad de planificación, organización, coordinación, seguimiento y cierre de procesos.
  • Nivel básico de idioma inglés (deseable).

Condiciones

  • Contratación temporal en planilla, cuenta con prestaciones adicionales a las de ley.

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Sarah M.James T.Maya R.

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