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Key skills for this role
Organiser des points de contact hebdomadaires avec la Chief of Staff
Assister aux réunions hebdomadaires de la direction et/ou de l’équipe de gestion, et fournir les comptes-rendus de réunion et les listes d’actions à mener selon les besoins
Participer à la planification et à l’organisation des lunchs d'affaires de l'équipe de direction, des réunions du conseil d’administration et des réunions stratégiques mensuelles et trimestrielles (y compris les repas, ainsi que le montage et le démontage des événements)
Assurer le suivi auprès des différents collaborateurs en vue de la préparation des présentations
Diriger et coordonner des projets spéciaux (par exemple, les locaux, les événements, les lacs à l'épaule)
Organiser et conserver les informations confidentielles de l’entreprise, les dossiers des dirigeants et la documentation, en veillant à ce qu’ils soient facilement accessibles et consultables.
Coordonner les demandes d’organisation de déplacements des membres de l’équipe de direction
Participer au processus de préparation, de révision et de compilation de documents et de présentations (en français et en anglais).
Collaborer avec les RH ou d’autres cadres sur des projets spécifiques (par exemple, événements d’entreprise, réunions générales)
Gestion des locaux : gérer les fournitures de bureau, coordonner les commandes hebdomadaires de café, de lait et de collations pour le bureau, etc.
Collaborer avec la direction de l’immeuble et d’autres fournisseurs pour veiller à ce que les locaux soient maintenus conformément aux normes (entretien général, etc.)
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Ce poste exige que l’adjointe de direction soit présent(e) au bureau tous les jours.
Disponibilité en dehors des heures de travail normales en cas de besoin.
Vous êtes titulaire d'un baccalauréat en administration, en communication ou dans un autre domaine connexe, ou vous justifiez d'une expérience équivalente ;
Au moins 5 ans d'expérience dans un poste similaire ;
Maîtrise des outils Microsoft et Google Suite ;
Capacité à gérer des informations hautement confidentielles ;
Discrétion, diplomatie, proactivité et rigueur avérées ;
Solides compétences relationnelles ;
Excellentes compétences en communication orale et écrite (anglais et français).
Rejoindre les rangs de MEDFAR, c’est travailler dans un environnement dynamique où la confiance, l’innovation, la qualité et le succès client guident nos journées. Chez MEDFAR, nous promouvons l’efficacité et l’excellence en santé en offrant le dossier médical électronique (DMÉ) le plus performant sur le marché.
Une couverture d’assurance collective généreuse dès le premier jour d’embauche
Vacances rémunérées entre Noël et le Nouvel An
Une culture d’entreprise axée sur la transparence, la collaboration et l’innovation
Entrevue avec un recruteur (30 à 45 minutes)
Entrevue avec la Chief of Staff (60 minutes)
Test/étude de cas (à réaliser chez soi)
Entrevue avec le PDG (90 minutes)
Avec nos bureaux situés à travers le monde, la maîtrise du français et l'anglais est nécessaire chez MEDFAR. En raison du besoin de communiquer avec des collègues et/ou des clients d'autres provinces ou pays, le bilinguisme nous permet de communiquer dans les deux langues tout en favorisant l'utilisation du français.
Chez MEDFAR, nous valorisons la diversité, l’équité et l’inclusion au sein de notre équipe. Nous nous engageons à offrir un environnement de travail où chaque individu se sent respecté et soutenu, quelle que soit son origine, son identité ou ses capacités. Dans le cadre de notre engagement envers un processus de recrutement équitable et inclusif, nous offrons des mesures d’accommodement aux candidats qui en font la demande. En cas de besoin lors de votre entrevue, faites-le-nous savoir afin que nous puissions vous offrir une expérience adaptée.
MEDFAR a souscrit volontairement à un programme d'accès à l'égalité en emploi ( PAÉE ). Les candidatures des femmes, des minorités visibles, des minorités ethniques, des personnes autochtones et des personnes handicapées sont encouragées. En postulant, nous vous invitons à remplir cette section qui nous permet de mettre en oeuvre notre Programme d’accès à l’égalité en emploi (PAÉÉ). L’auto-identification n’est pas obligatoire, mais peut vous permettre de bénéficier de mesures dans le cadre d’une embauche ou d’une promotion si vous possédez les compétences requises pour exercer l’emploi.
Pour mieux comprendre le processus d'auto-identification, vous pouvez consulter ce guide .
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