Secretary to the Director General's Office
Job Fit Check
Base Career helps you apply smarter for this job.
Key skills for this role
About the Role
Innova Wide is seeking a Secretary for the Director General's Office in Doha. The role involves managing schedules, correspondence, meeting minutes, and office coordination. Requires 3+ years of secretarial experience, fluency in Arabic and English, and proficiency in MS Office.
Key Skills for This Role
Responsibilities
- Implement plans and instructions, organize and manage office affairs
- Prepare monthly appointment schedule and work plan
- Prepare weekly office work plan
- Receive visitors and welcome them
- Coordinate appointment schedules and interviews
- Draft and print letters and correspondence
- Receive, direct, and send emails, and index them
- Write minutes of all meetings where the Director General is a party
- Prepare for private or periodic meetings, coordinate and prepare all documents related to the meeting topic
- Receive and make phone calls for the office, index phone numbers and addresses
- Organize and index internal reports from other departments, present them to the Director General, follow up on decisions, and record them
- Send invitations to meeting participants and record on special forms
Requirements
- Bachelor's degree in Business Administration (Arabic or English), Foreign Trade, or Management Information Systems
- At least 3 years of secretarial experience
- Fluency in Arabic (spoken and written) with expressive writing skills
- Very good English (spoken and written) with technical writing ability
- Proficient in MS Office and internet browsing
- Effective communication skills
- Ability to multitask
- Age between 25 and 30 years
Full Job Posting
المهام و المسؤوليات
- تنفيذ الخطط و التعليمات و تنظيم و إدارة الشئون الخاصة بالمكتب.
- إعداد جدول المواعيد و الأعمال الشهري .
- إعداد الخطة الأسبوعية لأعمال المكتب.
- استقبال زواره و الترحيب بهم.
- تنسيق جدول المواعيد والمقابلات.
- تحرير و طباعة الخطابات و المكاتبات.
- استلام و توجيه و إرسال رسائل البريد الإليكتروني و فهرسة هذه الرسائل.
- كتابة محاضر جميع الاجتماعات و الجلسات و التي يكون المدير العام طرفاً فيها.
- التحضير للاجتماعات الخاصة أو الاجتماعات الدورية و تنسيق و تجهيز كل الوثائق و المستندات التي تخص موضوع الاجتماع.
- استقبال و إجراء الاتصالات التليفونية الخاصة بمكتبه و فهرسة أرقام التليفونات و العناوين.
- تنظيم و فهرسة التقارير الداخلية الواردة من الإدارات و الأقسام الأخرى و عرضها على المدير العام ومتابعة قرار المدير العام بشأنها و تسجيلها في السجلات الخاصة بها.
- توجيه الدعوات للمشاركين في الاجتماعات التي يدعو لعقدها المدير العام تسجيل ذلك على النماذج الخاصة.
المؤهلات الدراسية
- بكالوريوس تجارة – قسم إدارة أعمال (عربي)
- بكالوريوس تجارة – قسم إدارة أعمال (إنجليزي)
- بكالوريوس تجارة خارجية – قسم إدارة أعمال
- بكالوريوس نظم معلومات إدارية.
الخبرات
- خبرة بأعمال السكرتارية لا تقل عن 3 سنوات.
اللغات
- اللغة العربية بطلاقة تحدثاً و كتابة مع إجادة الكتابة التعبيرية
- اللغة الإنجليزية جيد جداً على الأقل تحدثاً و كتابة مع إجادة الكتابة التعبيرية (Technical Writing)
المهارات
- حفظ و استدعاء المستندات و الوثائق (Filling Skills).
- تنظيم الاجتماعات و إعداد جدول الأعمال و كتابة المحاضر (Organizing & Preparing for Business Meeting).
- التعامل مع أجهزة الحاسب الآلي المكتبية و المحمولة باحتراف.
- التعامل مع برنامج (MS Office) باحتراف و بسرعة.
- التعامل مع برامج تصفح الإنترنت باحتراف.
- مهارات الاتصال الفعال.
- المقدرة على إنجاز وأداء أكثر من عمل في توقيت واحد بدون ارتباك.
- إعداد الصياغات التعبيرية المناسبة للمكاتبات باللغتين العربية و الإنجليزية.
السمات الشخصية
- الانضباط في المواعيد.
- التركيز و المنطقية في التفكير.
- معدل ذكاء عالي.
- هادئ الطباع و غير انفعالي.
- اللباقة في الحديث و بشاشة الوجه.
- حسن الاستماع و الفهم و إدراك المواقف بوعي و تركيز.
- حسن المظهر و الأناقة.
- القدرة على مواجهة المواقف الحرجة بحكمة.
- لا يقل السن عند التعيين عن 25 سنة و لا يزيد عن 30 سنة.
Apply for this job in 1 click
Skip the repetitive application forms
Install the Base Career Chrome Extension and autofill job applications across major job boards with your profile.
Trusted by over 500,000 job seekers on Base Career
More from this employer
More jobs at Innova Wide
Customer & Technical Support Job Description
Doha, QAT
Innova Wide is seeking a Technical Support Engineer to provide customer support, conduct training needs assessment, create technical training programs, and troubleshoot software/hardware issues. The role requires a Bache
Full-Stack .NET Developer (.Net Core - Angular)
Doha, QAT
Innova Wide is hiring a Full-Stack .NET Developer with 2-5 years of experience in .NET Core, Angular, and related technologies. The role involves full software development lifecycle, writing clean code, testing, debuggin
Customer Technical Support
Doha, QAT
Responsibilities: ✓ Respond to customer queries in a timely and accurate way, via phone, email or chat ✓ Conducts computer training needs assessment by collecting information on employee skillsets. ✓ Creates technical tr
QA & Technical Documentation Specialist
Doha, QAT
Summary: We are looking for a QA & Technical Documentation Specialist to join our team and play a key role in ensuring software quality and maintaining clear, comprehensive system documentation. Responsibilities: · Revie
System & cloud administrator
Doha, QAT
Responsibilities ✓ Provide management and support to the Infra hosting on cloud ✓ Support Systems migration from current data center to Cloud ✓ Investigate on network related issues ✓ Setup the necessary configurations o
Customer & Technical Support Job Description
Doha, QAT
Full-Stack .NET Developer (.Net Core - Angular)
Doha, QAT
Customer Technical Support
Doha, QAT
QA & Technical Documentation Specialist
Doha, QAT
System & cloud administrator
Doha, QAT