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El/La Workplace Coordinator es responsable de asegurar que nuestras oficinas operen de manera eficiente, segura y alineada con la cultura de la empresa. Este rol combina la gestión operativa con una visión estratégica del espacio de trabajo, liderando tanto los aspectos funcionales como el diseño y bienestar del entorno físico.
Garantizar el correcto funcionamiento de nuestras oficinas en el día a día.
Asegurar que los suministros de oficina estén siempre disponibles y realizar pedidos cuando sea necesario
Coordinar con proveedores externos (limpieza, seguridad, catering, etc.) para garantizar el correcto funcionamiento de los servicios.
Gestionar correspondencia, documentos y archivos de la oficina.
Organizar y coordinar reuniones, eventos y viajes de la empresa.
Elaborar y gestionar el presupuesto operativo de la oficina.
Controlar los gastos relacionados con mantenimiento, servicios y suministros.
Negociar con proveedores para optimizar costos y asegurar la mejor calidad en los servicios.
Automatizar/optimizar flujos y procesos para maximizar presupuestos y la experiencia en la oficina
Coordinar la llegada de nuevos empleados, gestionando su espacio de trabajo y accesos.
Asegurar una experiencia de bienvenida cálida y organizada para cada nuevo integrante del equipo.
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Planificar y coordinar la distribución de los espacios de trabajo para optimizar el uso del área disponible.
Gestionar proyectos de remodelación, renovación o adecuación de espacios según las necesidades del equipo.
Supervisar la mantención preventiva y correctiva de instalaciones, mobiliario e infraestructura.
Asegurar el cumplimiento de normativas de seguridad, ergonomía y accesibilidad en el espacio de trabajo.
Proponer y ejecutar mejoras en el ambiente de trabajo orientadas al bienestar, productividad y cultura organizacional.
Coordinar con equipos de diseño o arquitectura para proyectos de gran escala, actuando como punto de contacto interno.
Gestionar el inventario de mobiliario y equipamiento, asegurando su correcto estado y reposición oportuna.
Asegurar buen uso y funcionamiento de los equipos para conferencias.
Experiencia previa en roles de Office Management, Facility Management o similares.
Conocimiento en gestión de proveedores y administración de contratos.
Experiencia básica en diseño de interiores o gestión de proyectos de remodelación de oficinas (deseable).
Manejo de herramientas ofimáticas (Google Workspace o Microsoft 365).
Capacidad de trabajar bajo presión y gestionar múltiples tareas de forma simultánea
Organización, comunicación, Negociación, Gestión de Proyectos
Atención al detalle, Resolución de problemas, Trabajo en equipo, Gestión presupuestaria
Diseño de espacios, proactividad
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