indeed
Secretary
Coventry General Contracting
Abu Dhabi, UAE
Full Time
Mid
Onsite
1 weeks ago
Microsoft ExcelMicrosoft WordAdministrative SupportFinancial ReportingFiling and ArchivingCoordination
Free
Job Fit Check
Base Career helps you apply smarter for this job.
?%
Ready to ScanKey skills for this role
Microsoft ExcelMicrosoft WordAdministrative Support
About the Role
A contracting company in Abu Dhabi is seeking an Executive Secretary to manage office administration, financial follow-up for projects, and coordination between management, engineers, and consultants.
Key Skills for This Role
Microsoft ExcelMicrosoft WordAdministrative SupportFinancial ReportingFiling and ArchivingCoordination
Responsibilities
- Manage cash advances and financial follow up for engineers, settle invoices and petty cash for sites, and prepare periodic financial reports
- Organize and classify project files (contracts, plans, official documents) both paper and electronic
- Coordinate between company management, site engineers, and consultants, and follow up on incoming and outgoing correspondence
- Monitor employee attendance, organize worker files, and prepare payroll runs
- Follow up on renewal of company commercial licenses, IDs, and insurance
- Receive calls, organize appointments and meetings, and secure office supplies
Requirements
- University degree
- Previous experience as a secretary or administrative officer (preferably in contracting companies)
- Proficiency in computer programs (Excel, Word) and email
- High organizational skills and ability to work under pressure
- Preferably married
- Preferably living near Mohamed Bin Zayed City, Abu Dhabi
Full Job Posting
Job Description
- تعلن شركة مقاولات عن حاجتها لتعيين سكرتيرة تنفيذية لإدارة المكتب ومتابعة الشؤون الإدارية والمالية للمشاريع.
المهام والمسؤوليات الرئيسية
- إدارة العُهد والمالية: صرف ومتابعة عُهد المهندسين، تسوية الفواتير والمصاريف النثرية للمواقع، وإعداد تقارير مالية دورية.
- الأرشيف والملفات: تنظيم وتصنيف ملفات المشاريع (العقود، المخططات، والمستندات الرسمية) ورقيًا وإلكترونيًا.
- التنسيق والمتابعة: الربط بين إدارة الشركة، المهندسين في المواقع، والاستشاريين، ومتابعة المراسلات الصادرة والواردة.
- شؤون الموظفين والعمال: متابعة حضور وانصراف الموظفين، تنظيم ملفات العمالة، وتجهيز مسيرات الرواتب.
- متابعة الرخص والاعتمادات: متابعة تجديد الرخص التجارية للشركة، الهويات، والتأمين.
- الدعم الإداري: استقبال المكالمات، تنظيم المواعيد والاجتماعات، وتأمين الاحتياجات المكتبية.
الشروط والمؤهلات
- مؤهل جامعي مناسب.
- خبرة سابقة في العمل كسكرتيرة أو مسؤولة إدارية (ويُفضل في شركات المقاولات).
- إجادة تامة لاستخدام برامج الكمبيوتر (Excel, Word) والتعامل مع البريد الإلكتروني.
- مهارات تنظيمية عالية وقدرة على تحمل ضغط العمل والمتابعة الدقيقة.
- يُفضل أن تكون المتقدمة متزوجة.
- يُفضل أن يكون السكن قريبًا من منطقة مدينة محمد بن زايد – أبوظبي
Apply for this job in 1 click
Skip the repetitive application forms
Install the Base Career Chrome Extension and autofill job applications across major job boards with your profile.
Trusted by over 500,000 job seekers on Base Career