Réceptionniste-Secrétaire

Sous l’autorité de la direction et en étroite collaboration avec l’adjointe administrative, vous serez le premier point de contact de la résidence et une personne clé dans le bon déroulement des opérations quotidiennes.

Votre rôle combinera accueil, service à la clientèle et soutien administratif .

Accueillir chaleureusement les résidents, les familles, les visiteurs, les fournisseurs et les partenaires ;

Répondre aux appels, comprendre les besoins et diriger les demandes vers la bonne personne ;

Répondre aux questions courantes et offrir un excellent service à la clientèle, autant en personne qu’au téléphone ;

Assurer le suivi de la boîte vocale, des courriels généraux et des demandes reçues à la réception ;

Gérer plusieurs demandes simultanément et établir les priorités ;

Effectuer différentes tâches administratives, notamment la saisie de données, la mise à jour de listes et de dossiers , le classement et la préparation de documents ;

Recevoir et distribuer le courrier, les colis, les factures et les documents internes ;

Effectuer certains suivis concernant les rendez-vous médicaux et les transports des résidents;

Tenir à jour différents registres et contribuer au contrôle des accès ;

Collaborer avec la direction, l’adjointe administrative, les équipes de soins et les autres services de la résidence ;

S’adapter aux imprévus et contribuer à trouver des solutions lorsque la situation l’exige ;

Maintenir la réception propre, sécuritaire et bien organisée ;

Effectuer toute autre tâche connexe nécessaire au bon fonctionnement de la résidence.