Project Administrator (منسق إداري للمشروع)
Job Fit Check
Base Career helps you apply smarter for this job.
Key skills for this role
About the Role
BEEAH Planners, Architects and Engineers seeks a Project Administrator (منسق إداري للمشروع) to manage correspondence, document archiving, reporting, and coordination for engineering projects.
Key Skills for This Role
Responsibilities
- Manage and organize all official correspondence (letters, emails, memos) incoming and outgoing, and follow up on responses within specified deadlines
- Document and archive technical and administrative documents including plans, reports, meeting minutes, and change requests in an organized and retrievable system
- Prepare and submit periodic reports (weekly and monthly) to management and decision makers on project progress, coordinating with engineering teams to gather necessary data
- Prepare meeting minutes, distribute them to relevant parties, and follow up on implementation of agreed items and actions
- Manage and update the central correspondence log/document register with clear and accurate reference numbers
- Coordinate between all relevant parties (owner, consultant, contractor, suppliers) to ensure smooth information exchange and communication
- Monitor timelines and remind of deadlines for deliverables and administrative requirements
- Provide administrative support to the project team and perform any other related tasks as needed
Requirements
- Bachelor's degree in Business Administration, Quality, Engineering, or related field
- 1 2 years of experience in a similar role, preferably in engineering or construction projects
- Proficiency in Microsoft Office, especially Excel and Word
- Familiarity with document management systems such as Aconex or SharePoint is preferred
- Excellent skills in preparing correspondence and reports in both Arabic and English
- High level of accuracy, organization, and ability to manage priorities and work under pressure
- Effective communication and coordination skills to work with multidisciplinary teams
Full Job Posting
المهام والمسؤوليات
- إدارة وتنظيم جميع المراسلات الرسمية (الخطابات، البريد الإلكتروني، المذكرات) الصادرة والواردة، ومتابعة الردود عليها ضمن المدد الزمنية المحددة.
- توثيق وأرشفة المستندات الفنية والإدارية، بما في ذلك المخططات، التقارير، محاضر الاجتماعات، وطلبات التغيير، وفق نظام أرشفة منظم وسهل الاسترجاع.
- إعداد ورفع التقارير الدورية (الأسبوعية والشهرية) للإدارة وصناع القرار حول تقدم المشروع، بالتنسيق مع الفرق الهندسية لجمع البيانات اللازمة.
- إعداد محاضر الاجتماعات، وتوزيعها على الجهات المعنية، ومتابعة تنفيذ البنود والإجراءات المتفق عليها.
- إدارة وتحديث السجل المركزي للمراسلات والمستندات (Correspondence Log / Document Register)، مع الحفاظ على أرقام مرجعية واضحة ودقيقة.
- التنسيق بين جميع الأطراف ذات العلاقة (المالك، الاستشاري، المقاول، الموردين) لضمان انسيابية تبادل المعلومات وسرعة التواصل.
- متابعة الجداول الزمنية والتذكير بالمواعيد النهائية الخاصة بالتسليمات والمتطلبات الإدارية.
- تقديم الدعم الإداري لفريق المشروع وتنفيذ أي مهام أخرى ذات صلة بحسب احتياجات العمل.
المؤهلات والمتطلبات
- درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، أو الجودة، أو الهندسة، أو تخصص ذي صلة.
- خبرة عملية من سنة إلى سنتين في وظيفة مماثلة، ويفضل أن تكون ضمن مشاريع هندسية أو إنشائية.
- إجادة استخدام برامج Microsoft Office، وبشكل خاص Excel وWord.
- يفضل الإلمام بأنظمة إدارة المستندات مثل Aconex أو SharePoint أو أي أنظمة مماثلة.
- مهارات ممتازة في إعداد المراسلات والتقارير باللغتين العربية والإنجليزية.
- مستوى عالٍ من الدقة والتنظيم والقدرة على إدارة الأولويات والعمل تحت ضغط المواعيد النهائية.
- مهارات تواصل وتنسيق فعالة للعمل مع فرق متعددة التخصصات.
المهارات الأساسية
- التنظيم وإدارة الوثائق.
- مهارات التواصل والتنسيق.
- إدارة الوقت والالتزام بالمواعيد.
- إعداد التقارير والمتابعة.
- الاهتمام بالتفاصيل وحل المشكلات.
- العمل بروح الفريق.
Apply for this job in 1 click
Skip the repetitive application forms
Install the Base Career Chrome Extension and autofill job applications across major job boards with your profile.
Trusted by over 500,000 job seekers on Base Career
More from this employer
More jobs at BEEAH Planners, Architects and Engineers
مستشار فني أول – التخطيط والتصميم (Senior Technical Advisor – Planning & Design)
Riyadh, KSA
BEEAH seeks a Senior Technical Advisor to provide strategic technical consultancy for planning and design phases of major projects. The role involves reviewing designs, ensuring compliance with standards, and advising th
اخصائي تقارير
Riyadh, KSA
تبحث الشركة عن أخصائي تقارير ماهر في إعداد وتصميم التقارير والعروض التقديمية الاحترافية. يتطلب الدور تحويل البيانات المعقدة إلى محتوى بصري واضح وجذاب، وإجادة اللغتين العربية والإنجليزية، واستخدام برامج Microsoft Office و
خبير في التقنيات الناشئة والحلول الابتكارية
Mecca, KSA
خبير في التقنيات الناشئة والحلول الابتكارية المؤهلات العلمية: درجة الماجستير في نظم المعلومات أو إدارة الأعمال . الخبرة العملية: خبرة لا تقل عن خمس سنوات في مجال التقنيات الناشئة أو الحلول الابتكارية أو المجالات ذات ال
خبير تجربة المستفيد الرقمية
Mecca, KSA
إ خبير تجربة المستفيد الرقمية ، المهام والمسؤوليات: تصميم وتطوير وتحسين تجربة المستفيد عبر المنصات والقنوات الرقمية. تحليل احتياجات المستخدمين وقياس رضاهم وتحديد فرص التحسين. الإشراف على مبادرات التحول الرقمي المتعلقة
خبير إدارة مخاطر واستمرارية أعمال
Mecca, KSA
خبير إدارة مخاطر واستمرارية أعمال المؤهلات والخبرات المطلوبة: درجة الماجستير في نظم المعلومات أو إدارة الأعمال. خبرة عملية لا تقل عن خمس (5) سنوات في مجال إدارة المخاطر واستمرارية الأعمال. معرفة متقدمة بالمعايير والمم
مدير مشروع
Mecca, KSA
مدير مشروع المؤهلات العلمية: درجة الماجستير في نظم المعلومات أو إدارة الأعمال من جامعة معترف بها. الحصول على شهادة إدارة المشاريع الاحترافية (PMP) سارية المفعول. الخبرات المطلوبة: خبرة عملية لا تقل عن خمس سنوات في إدا
خبير التخطيط وحوكمة تقنية المعلومات والتحول الرقمي
Mecca, KSA
خبير في التخطيط وحوكمة تقنية المعلومات والتحول الرقميالمهام والمسؤوليات: إعداد وتطوير الخطط الاستراتيجية لتقنية المعلومات بما ينسجم مع أهداف الجهة وتوجهاتها المستقبلية. تصميم وتطبيق أطر وسياسات حوكمة تقنية المعلومات وف
خبير بنية اعمال
Mecca, KSA
خبير بنية أعمال (Business Architecture Expert) المؤهلات والخبرات المطلوبة: درجة البكالوريوس في تقنية المعلومات . خبرة عملية لا تقل عن سنتين في مجال بنية الأعمال . معرفة جيدة بأطر ومنهجيات بنية الأعمال وتحليل العمليات.
مستشار فني أول – التخطيط والتصميم (Senior Technical Advisor – Planning & Design)
Riyadh, KSA
اخصائي تقارير
Riyadh, KSA
خبير في التقنيات الناشئة والحلول الابتكارية
Mecca, KSA
خبير تجربة المستفيد الرقمية
Mecca, KSA
خبير إدارة مخاطر واستمرارية أعمال
Mecca, KSA
مدير مشروع
Mecca, KSA
خبير التخطيط وحوكمة تقنية المعلومات والتحول الرقمي
Mecca, KSA
خبير بنية اعمال
Mecca, KSA