indeed
Assistant(e) de direction haut de gamme - Agence marketing - FREELANCE - 20heure/semaine - Télétravail
OPTIMADMIN
Dubai, UAE
Freelance
Mid
3 weeks ago
Agenda ManagementProject CoordinationAdministrative ManagementFinancial ManagementCollaborative ToolsOffice Software
Free
Job Fit Check
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Ready to ScanKey skills for this role
Agenda ManagementProject CoordinationAdministrative Management
About the Role
A marketing and communication agency is seeking a high-level Executive Assistant to serve as the central coordination point for the director's professional ecosystem. The role involves managing agenda, filtering requests, coordinating projects, and handling administrative and financial tasks.
Key Skills for This Role
Agenda ManagementProject CoordinationAdministrative ManagementFinancial ManagementCollaborative ToolsOffice Software
Responsibilities
- Manage the director's agenda with a performance and prioritization logic
- Organize appointments, meetings, travel, and events
- Anticipate constraints and arbitrate requests
- Prepare the director's days and weeks
- Centralize incoming requests and filter by priority
- Provide first level responses when relevant
- Serve as interface between the director and internal/external contacts
- Ensure follow up of ongoing projects and follow up with stakeholders
- Prepare progress reviews and meeting minutes
- Identify blockages and propose solutions
- Oversee day to day administration and track important deadlines
- Ensure follow up of invoices, payments, and administrative obligations
Requirements
- Experience in complex agenda management
- Project coordination skills
- Administrative and financial management skills
- Proficiency in collaborative and office tools
- Professional writing skills
- Proactivity and ability to anticipate needs
- Exceptional organizational skills
- Autonomy and initiative
- Adaptability in an entrepreneurial environment
- Reliability and respect for confidentiality
- Assertiveness to filter and prioritize
Full Job Posting
Description du poste
- Une agence de marketing et de communication recherche un(e) assistant(e) de direction pour être le point central de coordination de l'écosystème professionnel du dirigeant.
- Le poste a vocation à évoluer vers un rôle de véritable bras droit de confiance, capable de faire avancer les dossiers de manière autonome et proactive.
Responsabilités principales
- Gestion de l'agenda et priorisation: Piloter l'agenda du dirigeant avec une logique de performance et de priorisation.
- Filtrage et gestion des sollicitations: Centraliser les demandes entrantes et filtrer selon leur niveau de priorité.
- Coordination opérationnelle: Assurer le suivi des projets en cours et relancer les parties prenantes.
- Gestion administrative et financière: Superviser l'administration courante et suivre les échéances importantes.
- Organisation et amélioration continue: Structurer les process internes et formaliser les procédures.
- Accompagnement du dirigeant: Comprendre en profondeur les activités, enjeux et priorités du dirigeant.
Compétences recherchées
- Compétences techniques: Gestion d'agenda complexe, coordination de projets, gestion administrative et financière, organisation d'événements et déplacements, maîtrise des outils collaboratifs et bureautiques, reporting et suivi d'activité, rédaction professionnelle, mise en place et optimisation de p
- Compétences comportementales: Proactivité, intelligence situationnelle, sens de l'organisation exceptionnel, autonomie, adaptabilité, fiabilité, assertivité.
Important – Candidature
- Les candidatures se font uniquement en ligne.
- Merci de ne pas contacter le service commercial.
- Sans réponse de notre part sous 7 jours, cela signifie que votre candidature n’a pas été retenue.
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