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Assistant(e) de direction - Agence marketing - FREELANCE - 20heure/semaine - Télétravail
OPTIMADMIN
Abu Dhabi, UAE
Freelance
Entry
3 weeks ago
Gestion d'agendaCoordination de projetsGestion administrativeOutils collaboratifsProactivitéOrganisation
Free
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Ready to ScanKey skills for this role
Gestion d'agendaCoordination de projetsGestion administrative
About the Role
Une agence de marketing recherche un(e) assistant(e) de direction freelance pour 20h/semaine en télétravail. Le rôle consiste à gérer l'agenda, filtrer les sollicitations, coordonner les projets et assurer la gestion administrative.
Key Skills for This Role
Gestion d'agendaCoordination de projetsGestion administrativeOutils collaboratifsProactivitéOrganisation
Responsibilities
- Piloter l'agenda du dirigeant avec une logique de performance et de priorisation
- Organiser les rendez vous, réunions, déplacements et événements
- Centraliser les demandes entrantes et filtrer selon leur priorité
- Assurer le suivi des projets en cours et relancer les parties prenantes
- Superviser l'administration courante et suivre les échéances importantes
- Suivre les factures, règlements et obligations administratives
- Structurer les process internes et formaliser les procédures
- Mettre en place des outils de suivi et de pilotage
- Comprendre les activités et priorités du dirigeant et anticiper les besoins
- Préparer les éléments nécessaires à la prise de décision
Requirements
- Compétences en gestion d'agenda complexe
- Compétences en coordination de projets
- Compétences en gestion administrative et financière
- Maîtrise des outils collaboratifs et bureautiques
- Proactivité et capacité à anticiper les besoins
- Sens de l'organisation exceptionnel
- Autonomie et prise d'initiative
- Adaptabilité dans un environnement entrepreneurial
- Fiabilité et respect de la confidentialité
Full Job Posting
Description du poste
- Assistant(e) de direction pour agence de marketing et communication, en freelance 20h/semaine en télétravail.
- Point central de coordination de l'écosystème professionnel du dirigeant.
- Poste évolutif vers un rôle de bras droit de confiance.
Responsabilités principales
- Gestion de l'agenda et priorisation : piloter l'agenda, organiser rendez vous, réunions, déplacements, événements.
- Filtrage et gestion des sollicitations : centraliser, filtrer, assurer un premier niveau de réponse.
- Coordination opérationnelle : suivi des projets, relance, contrôle d'avancement, préparation de points de suivi.
- Gestion administrative et financière : suivi des factures, règlements, obligations administratives.
- Organisation et amélioration continue : structurer les process, formaliser les procédures, mettre en place des outils.
- Accompagnement du dirigeant : anticiper les besoins, préparer les éléments de décision, assurer la continuité.
Profil recherché Compétences techniques
- Gestion d'agenda complexe
- Coordination de projets
- Gestion administrative et financière
- Organisation d'événements et déplacements
- Maîtrise des outils collaboratifs et bureautiques
- Reporting et suivi d'activité
- Rédaction professionnelle
- Mise en place et optimisation de process
Compétences comportementales
- Proactivité : capacité à anticiper les besoins et agir avant qu'une demande soit formulée.
- Intelligence situationnelle : compréhension rapide des contextes, enjeux et priorités.
- Sens de l'organisation exceptionnel : gérer plusieurs sujets simultanément.
- Autonomie : prise d'initiative sans supervision permanente.
- Adaptabilité : aisance dans un environnement entrepreneurial changeant.
- Fiabilité : respect des engagements, délais et confidentialité.
- Assertivité : capacité à recadrer, filtrer ou prioriser si nécessaire.
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